ফর্মাল ইমেইল লেখার সঠিক নিয়ম

অফিশিয়াল কাজের ক্ষেত্রে ইমেইল একটি জনপ্রিয় মাধ্যম হলেও আমাদের মাঝে এমন অনেকেই রয়েছেন যারা সঠিক নিয়মে ফর্মাল ইমেইল লিখতে পারেন না। তবে আর চিন্তা নেই আজ থেকে আপনিও সঠিক নিয়মে ফর্মাল ইমেইল লিখতে পারবেন। ফর্মাল ইমেইল লেখার সঠিক নিয়ম নিয়ে আলোচনা করব আজকের আর্টিকেলে।

সঠিক নিয়ম

মাত্র কয়েকটি স্টেপ ফলো করেই লিখতে পারবেন ফর্মাল ইমেইল। নিচে প্রতিটি স্টেপ নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো।

১। অভিবাদনঃ

ইমেইলের শুরুতে প্রাপকের নাম বা উপাধি উল্লেখ করে বিনয়ের সাথে অভিবাদন জানাতে হবে। যদি প্রাপকের নাম জানা থাকে তাহলে “Dear Mr. Harun,” বা “Dear Ms. Rakhi,” এভাবে নাম উল্লেখ করে অভিবাদন জানাতে পারেন। যদি নাম জানা না থাকে তাহলে “Dear Sir/Madam,” এভাবে শুধু পদবি উল্লেখ করেও অভিবাদন জানাতে পারেন।

২। সম্ভাষণঃ

অভিবাদন জানানোর পরেই প্রাপকের প্রতি সৌজন্য প্রকাশ করুন এবং সংক্ষিপ্তভাবে ইমেইলের উদ্দেশ্য উল্লেখ করুন। ইমেইলকে প্রাণবন্ত করে তোলার ক্ষেত্রে সম্ভাষণ খুবই জরুরী। সেক্ষেত্রে “I hope this email finds you well.” বা “Hope you’re doing great” ইত্যাদি লেখা যেতে পারে।

৩। তথ্য উপাস্থাপনঃ

এখানে মূল বিষয়বস্তু উপস্থাপন করুন। স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত ও প্রাসঙ্গিকভাবে তথ্য দিন। প্রয়োজনে প্যারাগ্রাফ ব্রেক ব্যবহার করুন। প্রয়োজনীয় তথ্য যুক্ত করুন। অতিরিক্ত অলঙ্কৃত না করাই ভালো। উদাহরণটি ফলো করতে পারেন “I am writing to apply for the Marketing Manager position at XYZ Company, as advertised on your website. Please find my resume attached for your reference.”

৪। অনুরোধঃ

আপনার ইমেইলের উদ্দেশ্য অনুযায়ী উপযুক্ত বাক্য ব্যবহার করে অনুরোধ করুন। তবে মনে রাখবেন এমনভাবে অনুরোধ করতে হবে যেন নিজের স্টাটাস বজায় থাকে। এভাবে বলা যেতে পারে “I would appreciate it if you could provide further details on…” বা “Please let me know a convenient time for a meeting.” বা”Looking forward to your response.”

৫। অতিরিক্ত তথ্যঃ

শেষে কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন এবং প্রোফেশনাল ভাবে ইমেইল শেষ করুন। এতে আপনার আবেদন গ্রহণ হোক বা না হোক দায়ীত্বরত অফিসার আপনার ইমেইলের প্রসংসা করতে বাধ্য হবে। ইমেইলে অতিরিক্ত তথ্য সংযুক্ত করার ক্ষেত্রে “Thank you for your time and consideration.” বা “I look forward to your response.” লিখতে পারেন। আপনার নাম, পদবী, এবং যোগাযোগের তথ্য উল্লেখ করুন।

ক্যারিয়ার বিষয়ক আরো আর্টিকেল পড়তে আমাদের ক্যারিয়ার ক্যাটেগরি দেখার আমন্ত্রণ রইল।